רשימות המעקב

המסך הזה הוא תבנית משותפת למספר רשימות מעקב באזור הכספים (כמו הוראות קבע מסתיימות, סירובי הוראות קבע, נטישות והתחייבויות), ולכן הפעולות הבסיסיות בו זהות לכולן. כפתור הרענון מביא את הנתונים העדכניים ביותר, וכפתור הייצוא מוציא את הרשימה שמוצגת כרגע לאקסל, כדי לעבוד עליה מחוץ למערכת, למשל לחלק אותה בין כמה אנשי צוות לצורך יצירת קשר עם התורמים שברשימה.

שלושת הכרטיסים כאן משתנים מעט בהתאם לרשימה הספציפית שאתם צופים בה, אך תמיד כוללים כמות הרשומות הפתוחות שעדיין דורשות טיפול, והסכום הכספי שמעורב בהן. הכרטיס השלישי מותאם לרשימה: למשל בהוראות קבע מסתיימות הוא יכול להציג כמה תורמים עדיין צריך ליצור איתם קשר לפני שההוראה נופלת. חשוב לזכור שחלק מהכרטיסים מחושבים רק על סמך השורות שכבר נטענו למסך. אם רוצים מספר מדויק לכל הרשימה, כדאי לטעון את כל השורות לפני שבודקים את הכרטיסים.

• חלק מהכרטיסים מחושבים רק על השורות שנטענו עד כה. טענו את כל הרשימה לחישוב מדויק.

חיפוש חופשי עובד על כל הרשומות ברשימה, אבל כלי הצמצום הנוספים משתנים לפי המסך הספציפי שבו אתם נמצאים: לפעמים אפשר לסנן לפי היקף מסוים, לפעמים לפי פרויקט, ולפעמים לפתוח סינון מדויק יותר על כל שדה. כדאי לבדוק מה קיים בכל מסך רשימת מעקב לפני שמתחילים לחפש ידנית שורה־שורה, כי לרוב יש דרך מהירה יותר לצמצם בדיוק למה שרלוונטי.

לחיצה על שורה פותחת את הפרטים המלאים של הרשומה, כדי לראות בדיוק מה קרה ומה נדרש כדי לטפל בה. אחרי שביצעתם את הפעולה הנדרשת (יצרתם קשר עם התורם, תיקנתם אמצעי תשלום, או כל דבר אחר שהרשומה דרשה), לוחצים "טופל" והשורה יורדת מהרשימה, כך שהרשימה תמיד משקפת רק את מה שעוד באמת פתוח. אפשר גם לסמן כמה שורות יחד ולטפל, לייצא או לסמן את כולן כטופלו בבת אחת, ולמיין את הרשימה לפי כל עמודה בלחיצה על הכותרת.

• סימון כמה שורות מאפשר לטפל בהן, לייצא אותן או לסמן את כולן כטופלו בבת אחת.
• אפשר למיין לפי כל עמודה בלחיצה על הכותרת שלה.