אנשי קשר

בראש מסך אנשי הקשר מופיעים ארבעה כרטיסי מדדים שנותנים לכם תמונת מצב מיידית על מאגר אנשי הקשר שלכם, בלי לגלול או לסנן דבר. הכרטיס הראשון מציג את סך אנשי הקשר הרשומים במערכת, השני את מספר הקבוצות שהגדרתם, השלישי את כמות אנשי הקשר שהסירו את עצמם מרשימות הדיוור, והרביעי את מספר אנשי הקשר המסומנים כלא פעילים. המדדים האלה מתעדכנים באופן שוטף ומשקפים את מצב הרשימה כפי שהיא ברגע זה, כך שתוכלו לזהות מגמות, למשל עלייה בהסרות מדיוור, עוד לפני שתצטרכו לחפור בטבלה עצמה. שימוש נכון בכרטיסים האלה עוזר לכם לשמור על מאגר נתונים בריא ומעודכן.

כל הקבוצות שלכם מופיעות ברשימה בצד הטבלה של אנשי הקשר, ומאפשרות לכם לצפות באנשי קשר לפי שיוך לקבוצה בלי לפתוח מסך נפרד. לחיצה על שם קבוצה מסננת מיידית את הטבלה שמימין, כך שתוצג רק רשימת אנשי הקשר המשויכים לאותה קבוצה. בראש הרשימה מופיעה האפשרות ״כל אנשי הקשר״, שמבטלת כל סינון קבוצה פעיל ומחזירה אתכם לתצוגה המלאה. זהו כלי נוח לעבודה יומיומית, למשל כדי לבדוק מהר כמה אנשי קשר יש בקבוצת ״תורמים VIP״ או לשלוח דיוור ממוקד. עריכה של הקבוצות עצמן, כולל שינוי שמות וארגון בתיקיות, לא נעשית כאן אלא במסך קבוצות אנשי קשר הייעודי.

• עריכה וארגון הקבוצות בתיקיות נעשים במסך קבוצות אנשי הקשר.

תיבת החיפוש שמעל טבלת אנשי הקשר מאפשרת לכם לאתר איש קשר ספציפי במהירות, בלי לגלול בין עמודים או להפעיל מסנן מסודר. אפשר לחפש לפי שם מלא או חלקי, מספר טלפון או כתובת אימייל. המערכת בודקת את שלושת השדות בו-זמנית. התוצאות בטבלה שמתחת מתעדכנות תוך כדי הקלדה, כך שכבר אחרי כמה תווים תראו רשימה מצומצמת שמתאימה למה שהקלדתם. החיפוש פועל יחד עם כל סינון קבוצה או מסנן שהפעלתם, כלומר הוא מצמצם רק בתוך התוצאות שכבר מוצגות. זהו הכלי המהיר ביותר כשאתם יודעים בדיוק את מי אתם מחפשים.

כפתור הסינון פותח פאנל שמאפשר לצמצם את רשימת אנשי הקשר לפי תנאים מדויקים יותר מחיפוש טקסט חופשי, למשל עיר מגורים, סטטוס איש הקשר, סכומי תרומות, טווחי תאריכים ועוד. אפשר לשלב כמה תנאים יחד כדי להגיע בדיוק לקבוצת אנשי הקשר שאתם צריכים, בין אם לצורך דוח, דיוור ממוקד או בדיקה חד-פעמית. המספר המופיע על כפתור הסינון עצמו מציג בכל רגע כמה תנאים פעילים כרגע, כך שתמיד תדעו אם התצוגה שלפניכם מסוננת או מלאה. שילוב של סינון עם עמודות ומיון אפשר גם לשמור כתצוגה קבועה, כדי לחזור אליה בעתיד בלי להגדיר הכול מחדש.

אחרי שהגדרתם סינון, עמודות ומיון שמתאימים לצורך מסוים, למשל ״תורמים גדולים בתל אביב שלא תרמו השנה״, אין צורך להגדיר אותם מחדש בכל פעם. כפתור התצוגות השמורות מאפשר לשמור את השילוב הזה תחת שם משלכם, ולחזור אליו בלחיצה אחת בפעם הבאה שתצטרכו אותו. כל תצוגה שמורה זוכרת את כל ההגדרות יחד: אילו תנאי סינון פעילים, אילו עמודות מוצגות ובאיזה סדר המיון. זה חוסך זמן משמעותי לצוותים שחוזרים שוב ושוב לאותם פילוחים, ומאפשר גם לשתף דרך אחידה לצפות בנתונים בין חברי הצוות.

לחצן העמודות פותח בקרה מלאה על מבנה טבלת אנשי הקשר: תוכלו לבחור אילו עמודות מוצגות מתוך כל השדות הזמינים במערכת, ולסדר אותן לפי סדר החשיבות עבורכם, למשל להציג קודם עיר ודירוג ורק אחר כך אימייל. מאותו מקום אפשר גם לקבוע את גובה השורות בטבלה: קומפקטי לצפייה בהרבה שורות בבת אחת, רגיל לאיזון נוח, או מרווח כשחשוב לכם קריאות מקסימלית. השילוב של בחירת עמודות וגובה שורות הופך את הטבלה לכלי עבודה שמותאם בדיוק לצורך שלכם, ואפשר לשמור אותו כחלק מתצוגה שמורה כדי לא להגדיר מחדש כל פעם.

כפתור הוספת איש קשר פותח טופס מלא ליצירת רשומת איש קשר חדשה במאגר, בתהליך קצר של שני שלבים. בשלב הראשון ממלאים את הפרטים הבסיסיים כמו שם, טלפון ואימייל, ובשלב השני אפשר להוסיף מידע נוסף כמו כתובת, קבוצות שיוך והערות, בהתאם לתבנית הכרטיס שהוגדרה במערכת. זהו הדרך המומלצת ליצירת איש קשר כאשר יש לכם את כל הפרטים מראש וברצונכם למלא אותם בצורה מסודרת, לעומת שורת ״הוספת איש קשר מהיר״ בתחתית הטבלה, המיועדת ליצירת רשומה עם שם בלבד להשלמה מאוחר יותר.

קישור הייבוא מוביל אתכם ישירות לאשף הייבוא של אנשי קשר, המיועד למצבים שבהם יש לכם רשימה שלמה של אנשי קשר בקובץ חיצוני, למשל מגיליון אקסל ישן או ייצוא ממערכת אחרת. באשף מעלים קובץ Excel או CSV, ולאחר מכן מתאימים בין העמודות שבקובץ לבין השדות המתאימים במערכת, כדי שכל פרט ייכנס למקום הנכון בכרטיס איש הקשר. זהו הכלי היעיל ביותר כשמדובר בהוספה מרוכזת של עשרות או מאות אנשי קשר בבת אחת, במקום להזין אותם אחד-אחד דרך טופס ההוספה הרגיל.

כפתור הייצוא מאפשר להוריד את אנשי הקשר המוצגים כרגע בטבלה לקובץ Excel או CSV, לשימוש מחוץ למערכת, למשל להעברה לגורם חיצוני, לגיבוי או לעיבוד נוסף באקסל. חשוב לשים לב שהייצוא מתייחס לרשימה כפי שהיא מוצגת ברגע הלחיצה: אם הפעלתם חיפוש, סינון או בחרתם קבוצה מסוימת, רק אנשי הקשר שעברו את כל אלה ייכללו בקובץ שיורד. כדי לייצא את כל המאגר יש לוודא קודם שכל המסננים בוטלו ושמוצגת התצוגה המלאה.

טבלת אנשי הקשר היא לב המסך, ומרכזת את כל הפעולות היומיומיות על הרשימה. לחיצה על שורה כלשהי פותחת את כרטיס איש הקשר המלא עם כל הפרטים והלשוניות שלו. מעבר לכך, ארבעה שדות נפוצים (שם, טלפון, אימייל ועיר) ניתנים לעריכה ישירה מתוך הטבלה עצמה, בלי צורך לפתוח את הכרטיס, פשוט בלחיצה על התא הרלוונטי. סימון תיבת הסימון שבתחילת השורה בוחר את איש הקשר לפעולה קבוצתית, ואפשר לסמן כמה שורות יחד. שורה מיוחדת בתחתית הטבלה, ״הוספת איש קשר מהיר״, מאפשרת ליצור רשומה חדשה עם שם בלבד, להשלמת שאר הפרטים מאוחר יותר.

• השורה "הוספת איש קשר מהיר" בתחתית הטבלה יוצרת רשומה עם שם בלבד, להשלמה מאוחר יותר.

ברגע שמסמנים לפחות שורה אחת בטבלת אנשי הקשר, מופיע סרגל פעולות המרוכז מעל הטבלה, ומאפשר לבצע פעולה אחת על כל אנשי הקשר המסומנים בבת אחת. מהסרגל אפשר לייצא רק את הנבחרים לקובץ, לערוך שדה מסוים (כמו עיר או קבוצה) עבור כולם יחד, להוסיף אותם לרשימת שיחות לצורך מעקב טלמרקטינג, לאחד רשומות כפולות שמייצגות בפועל את אותו איש קשר, או למחוק אותם מהמערכת. זהו הכלי המרכזי לעבודה יעילה עם קבוצות אנשי קשר גדולות, במקום לחזור על אותה פעולה ידנית עשרות פעמים.

בראש כרטיס איש הקשר מוצגים חמישה שדות מרכזיים לעריכה מהירה: שם, טלפון, אימייל, עיר ודירוג. במקום לחפש שדה כזה בלשונית ״פרטים״ ולגלול אליו, אפשר לעדכן אותו ישירות מכאן: לחיצה על כל שדה הופכת אותו למצב עריכה, ולאחר השינוי הוא נשמר באופן מיידי בלי צורך באישור נוסף. זהו המקום הנוח ביותר לתיקון מהיר ויומיומי, למשל כשגיליתם שמספר הטלפון השתנה, שאיש הקשר עבר עיר, או שצריך לעדכן את הדירוג שלו אחרי שיחה, הכול בלי לגלול ללשוניות הפנימיות של הכרטיס ולחפש את השדה הנכון.

שורת כפתורי יצירת הקשר בכרטיס איש הקשר נותנת גישה מיידית לכל ערוצי התקשורת עם אותו איש קשר. כפתור החיוג פותח שיחה טלפונית ישירות, כפתור הוואטסאפ פותח שיחת וואטסאפ עם המספר השמור, כפתור המייל פותח הודעת אימייל חדשה לכתובת הרשומה, וכפתור ה-SMS פותח מסך שליחת הודעת טקסט. כל אחד מהכפתורים משתמש בפרטי הקשר שמעודכנים בכרטיס באותו רגע, כך שאם עדכנתם טלפון או אימייל דרך שדות העריכה המהירה, הפעולה תבוצע מול הפרטים החדשים. אלו כלים מהירים ליצירת קשר ישיר בלי לצאת מכרטיס איש הקשר ולחפש את הפרטים במקום אחר.

כל המידע על איש הקשר מפוצל ללשוניות נפרדות בכרטיס, כדי לשמור על סדר גם כשיש הרבה נתונים: פרטים, הערות, כספים, שיחות, דיוור, משימות, אמצעי תשלום, היסטוריה וקבצים. כל לשונית מרכזת סוג מידע אחד, כך שתוכלו לעבור ישירות למה שרלוונטי לכם באותו רגע, למשל ללשונית ״כספים״ כדי לבדוק תרומות, או ללשונית ״משימות״ כדי לראות מה עוד פתוח. גלגל השיניים שבקצה שורת הלשוניות מאפשר להתאים אישית את התצוגה: אפשר להסתיר לשוניות שאינן רלוונטיות לארגון שלכם, וגם לשנות את השם המוצג של כל לשונית לפי המינוח הפנימי שלכם.

לשונית ״פרטים״ מרכזת את כל השדות האישיים של איש הקשר, כמו תעודת זהות, תאריך לידה ומצב משפחתי, לצד שדות הכתובת המלאה ומידע מערכתי כמו תאריך יצירת הרשומה והמקור שממנו נוצרה. פריסת השדות בלשונית הזו נגזרת מתבנית הכרטיס שהוגדרה בהגדרות המערכת עבור הארגון שלכם, כלומר אם הוספתם שדות מותאמים אישית או שינית את הסדר בהגדרות, זה בדיוק מה שיוצג כאן. זוהי הלשונית שאליה פונים כשצריך את התמונה המלאה על מי איש הקשר, ולא רק את הפרטים המהירים שבראש הכרטיס.

לשונית ״הערות״ מאפשרת לכתוב הערה חופשית על איש הקשר בכל שלב, למשל תיעוד שיחה לא רשמית, בקשה מיוחדת שהעלה, או כל מידע שלא מתאים לשדה מובנה אחר בכרטיס. כל הערה שנכתבת נשמרת ומוצגת ברשימה כרונולוגית, כך שכל מי שפותח את הכרטיס בעתיד, לרבות חברי צוות אחרים, יראה את מלוא ההיסטוריה של הערות שנכתבו על אותו איש קשר לאורך זמן. זהו כלי חשוב לשימור ידע ארגוני על אנשי קשר, במיוחד כשכמה אנשי צוות שונים מתקשרים איתם.

לשונית ״כספים״ מרכזת את כל התמונה הכספית של איש הקשר במקום אחד. בראש הלשונית מוצגים סיכומים מרכזיים: סך כל התרומות שתרם אי פעם, סכום התרומה השנתית שלו והתאריך והסכום של התרומה האחרונה. מתחת לכך מופיעה רשימת הפרויקטים שאיש הקשר רשום אליהם (למשל אם הוא תורם קבוע לפרויקט מסוים) וטבלה מלאה של כל התשלומים שביצע לאורך הזמן, כולל תאריכים וסכומים. זו הלשונית שאליה פונים כדי להבין את היקף התרומה של איש קשר, את דפוס ההתנהגות שלו וההיסטוריה הפיננסית המלאה שלו מול הארגון.

לשונית ״שיחות״ מציגה יומן מלא של כל השיחות שהתקיימו מול איש הקשר, בין אם יזם אותן הוא ובין אם צוות המענה או הטלמרקטינג התקשר אליו. לכל שיחה מופיע משך הזמן שהיא נמשכה וזהות הסוכן שביצע אותה, כך שאפשר לעקוב מי בדיוק היה בקשר עם איש הקשר ומתי. זהו מקור מידע חשוב לפני שיוצרים קשר חדש עם איש הקשר, כדי לדעת מה כבר נדון בשיחות קודמות ולהימנע מפניות כפולות או סותרות מצד אנשי צוות שונים.

לשונית ״דיוור״ מרכזת את כל מה שנשלח לאיש הקשר דרך ערוצי הדיוור של המערכת (מיילים, הודעות SMS והודעות וואטסאפ) במקום אחד. כל פריט ברשימה מציג את תאריך השליחה ואת המצב שלו, כמו נשלח, נפתח או נכשל, כך שאפשר לראות בבירור מה כבר יצא לאיש הקשר ומה הגיע אליו בפועל. זהו כלי חשוב כדי להימנע משליחה כפולה של אותה הודעה, ולבדוק את רמת המעורבות של איש הקשר מול הדיוורים שהארגון שולח.

לשונית ״משימות״ מרכזת את כל המשימות, פתוחות וסגורות כאחד, שקשורות ספציפית לאיש הקשר הזה, למשל תזכורת ליצור איתו קשר, מעקב אחרי הבטחת תרומה שטרם מומשה, או טיפול בבקשה מיוחדת שהעלה בשיחה. תג אדום שמופיע ליד השם בראש הכרטיס מציג במבט חטוף כמה משימות עדיין פתוחות עבור איש הקשר הזה, עוד לפני שנכנסים ללשונית עצמה ובודקים את הפרטים. כך אפשר לזהות מיד, תוך גלישה בין כרטיסים שונים, אילו אנשי קשר דורשים טיפול, ורק אז להיכנס ללשונית כדי לראות בדיוק אילו משימות ממתינות ומה כבר טופל בעבר.

לשונית ״אמצעי תשלום״ מציגה את כרטיסי האשראי השמורים של איש הקשר במערכת, לשימוש עתידי בגביית תרומות בלי לבקש ממנו את פרטי הכרטיס מחדש בכל פעם שרוצים לחייב אותו. זהו המקום שבו ניתן לראות אילו אמצעי תשלום קיימים ברשות איש הקשר, כמה כרטיסים שמורים לו וכיצד הם התקבלו, למשל לצורך חיוב חד-פעמי נוסף, טיפול בהוראת קבע קיימת או הגדרת הוראת קבע חדשה. שמירת אמצעי התשלום כאן חוסכת חיכוך משמעותי בתהליך התרומה החוזרת ומקלה מאוד על הצוות לבצע גבייה כשצריך, בלי לפנות שוב לתורם בכל פעם.

לשונית ״היסטוריה״ פועלת כיומן שינויים מלא לכרטיס איש הקשר, ומתעדת כל עדכון שבוצע בו לאורך זמן, בין אם בעריכה ידנית ובין אם דרך ייבוא או פעולה אוטומטית. עבור כל שינוי מוצג בבירור מי ביצע אותו, מתי בדיוק הוא בוצע, איזה שדה עודכן ומה היה הערך הקודם לפני השינוי. זהו כלי חשוב לשקיפות ולבקרה בעבודת הצוות, למשל כשצריך להבין מי שינה מספר טלפון או עיר, לזהות טעות שנכנסה בטעות בייבוא, או פשוט לשחזר איך נראה הכרטיס בעבר לפני עדכון מסוים ולוודא שהמידע הנוכחי נכון.

לשונית ״קבצים״ מיועדת לאחסון קבצים המצורפים לאיש הקשר, למשל מסמכים, חוזים, טפסים חתומים או אישורים רלוונטיים אליו, כדי שלא תצטרכו לחפש אותם במקום אחר כשצריך אותם. נכון לעכשיו הלשונית הזו ריקה עבור כל אנשי הקשר במערכת, מכיוון שתכונת צירוף הקבצים טרם הופעלה או שאין עדיין קבצים שהועלו. ברגע שתתחילו לצרף קבצים לאנשי קשר, הם יופיעו כאן באופן אוטומטי, מרוכזים לצד שאר המידע על אותו איש קשר, כך שכל מי שפותח את הכרטיס יוכל לגשת אליהם בקלות בלי לחפש אותם בתיקיות חיצוניות או בתיבת המייל.

כפתור יצירת קבוצה פותח חלון קצר שמאפשר להגדיר קבוצה חדשה לארגון אנשי הקשר שלכם, על ידי מתן שם ותיאור קצר שמסביר את מטרת הקבוצה. אחרי היצירה, הקבוצה מופיעה מיד ברשימת הקבוצות ובסרגל הקבוצות שלצד טבלת אנשי הקשר, ואפשר להתחיל לשייך אליה אנשי קשר. קבוצות משמשות לארגון לוגי של אנשי הקשר לפי כל קריטריון שמתאים לכם (למשל תורמים לפי אזור, סוג תרומה או רמת מעורבות) ומאפשרות סינון ודיוור ממוקד בהמשך.

בראש מסך קבוצות אנשי קשר מוצגים שלושה מדדים שנותנים תמונת מצב מהירה על ארגון אנשי הקשר שלכם, בלי צורך לפתוח כל קבוצה בנפרד ולספור ידנית: סך כל הקבוצות שהוגדרו במערכת, כמה אנשי קשר משויכים לקבוצות כלשהן בסך הכול, וכמה תיקיות הגדרתם כדי לארגן את הקבוצות עצמן לפי קטגוריות. המדדים האלה עוזרים לכם להעריך במבט אחד עד כמה מאגר אנשי הקשר שלכם מסודר לפי קבוצות, ולזהות אם יש הרבה אנשי קשר שעדיין לא שויכו לאף קבוצה, מצב שכדאי לטפל בו כדי לשפר את הדיוק של דיוורים ודוחות עתידיים.

סרגל הכלים במסך הקבוצות מאפשר לעבור בין שני אופני תצוגה: תצוגת תיקיות, שמארגנת את הקבוצות בעץ היררכי לפי התיקיות שהגדרתם, ותצוגת רשת, שמציגה את כל הקבוצות שטוח ברשימה אחת בלי חלוקה לתיקיות. כפתור ״תיקייה חדשה״ המקווקו יוצר תיקייה חדשה ומאפשר לשייך אליה קבוצות קיימות מיד, כדי לארגן קבוצות רבות בצורה היררכית, למשל תיקייה לכל שנה או לכל סוג קמפיין. בחירת התצוגה המתאימה תלויה בכמות הקבוצות שיש לכם: תצוגת תיקיות עדיפה כשיש הרבה קבוצות שרוצים לחלק לקטגוריות, ותצוגת רשת נוחה יותר כשהמספר קטן.

שדה החיפוש במסך הקבוצות מאפשר לאתר קבוצה ספציפית לפי שמה, גם כשיש לכם עשרות קבוצות מפוזרות בין כמה תיקיות שונות. ברגע שמתחילים להקליד, המסך עובר אוטומטית מתצוגת תיקיות לתצוגת רשת, כדי להציג את כל התוצאות התואמות במקום אחד אחד ליד השני, בלי צורך לפתוח תיקייה אחר תיקייה בחיפוש ידני ומייגע. זהו הדרך המהירה ביותר למצוא קבוצה כשאתם זוכרים את שמה או חלק ממנו, אך לא בהכרח את התיקייה שבה היא משויכת, ולכן אין טעם לחפש אותה ידנית בעץ התיקיות.

רשימת הקבוצות מציגה כל קבוצה ככרטיס עם מספר אנשי הקשר המשויכים אליה, כדי שתוכלו לראות במבט אחד את הגודל היחסי של כל קבוצה. לחיצה על כרטיס קבוצה פותחת את רשימת אנשי הקשר כשהיא מסוננת אוטומטית לאותה קבוצה בלבד, בדיוק כמו לחיצה על הקבוצה בסרגל שלצד הטבלה. תפריט שלוש הנקודות שבפינת כל כרטיס קבוצה מרכז שלוש פעולות נוספות: שליחת דיוור לכל אנשי הקשר בקבוצה, שינוי שם הקבוצה, או מחיקתה מהמערכת.

כפתור ״ייבוא חדש״ פותח את אשף הייבוא, הכלי המרכזי להכנסת כמות גדולה של אנשי קשר למערכת בבת אחת מקובץ חיצוני. האשף מוביל אתכם דרך תהליך מלא: העלאת הקובץ, התאמת העמודות שבו לשדות המקבילים במערכת, ולבסוף בדיקה של השורות שעומדות להיכנס, כדי לוודא שהמיפוי נכון לפני שמאשרים סופית ומכניסים את הנתונים. זה מונע טעויות כמו שיוך עמודת טלפון לשדה עיר, ומאפשר לתקן בעיות עוד לפני שהמידע נכנס בפועל למאגר.

מסך היסטוריית הייבוא מרכז תיעוד של כל הייבואים שביצעתם בעבר למערכת, כדי שתוכלו לעקוב אחרי מה נכנס ומתי. לכל ייבוא מוצג כמה רשומות חדשות נוספו כתוצאה ממנו, כמה רשומות קיימות עודכנו, וכמה שורות נכשלו ולא נכנסו בגלל שגיאה כלשהי. אפשר להוריד עבור כל ייבוא בעבר גם את הקובץ המקורי שהועלה וגם דוח שגיאות מפורט, מה שמאפשר לחזור אחורה ולבדוק בדיוק מה קרה עם שורות שנכשלו, ואף לתקן ולנסות לייבא אותן שוב.

אשף הייבוא בנוי משלושה שלבים ברורים שמובילים אתכם מקובץ גולמי עד לנתונים בטוחים במערכת. בשלב הראשון מעלים את קובץ אנשי הקשר, בשלב השני מתאימים בין עמודות הקובץ לבין השדות המתאימים במערכת, למשל לוודא שהעמודה ״טלפון נייד״ בקובץ ממופה לשדה הטלפון הנכון, ובשלב השלישי והאחרון מבצעים בדיקה סופית של השורות לפני האישור, כדי לוודא שאין טעויות לפני שהנתונים נכנסים בפועל. חלוקה לשלבים ברורים כאלה מפחיתה משמעותית את הסיכון לטעויות ייבוא.

שלב העלאת הקובץ הוא הצעד הראשון באשף הייבוא: גררו קובץ Excel או CSV ישירות לאזור ההעלאה, או לחצו כדי לבחור קובץ מהמחשב שלכם בדרך הרגילה. אם אינכם בטוחים איך הקובץ שלכם צריך להיראות כדי שהמערכת תזהה אותו נכון ותתאים כל עמודה לשדה הנכון בשלב הבא, אפשר להוריד מכאן קובץ לדוגמה שמראה בדיוק את מבנה העמודות והפורמט הנדרש. הכנת הקובץ מראש לפי הדוגמה חוסכת זמן משמעותי בהמשך האשף, מכיוון שההתאמה בין העמודות לשדות במערכת תהיה כמעט אוטומטית ותפחית את הסיכוי לשגיאות ייבוא.