סיפור אישי: התחלת המסע לאוטומציה
אצלנו במשפחה, בכל יום הולדת של מישהו מהמשפחה (אחיין, נכד, אח או גיסה), אמא שלי הייתה שולחת מייל מזל טוב לקבוצת המייל המשפחתי. כולם היו צריכים לשלוח ברכות על המייל הזה, ואני תמיד הייתי מגיב באיחור. עד שהחלטתי לפתח לזה אוטומציה, וזו הייתה האוטומציה הראשונה שלי. היא עבדה כך: כל פעם שהתקבל מאמא שלי מייל לקבוצה המשפחתית, נשלח אוטומטית מייל עם ברכה כתגובה.
עברו שנים, אמא שלי נפטרה, ובניתי אוטומציה עוד יותר חכמה ששולחת מייל בכל יום הולדת של אחד מבני המשפחה, כולל הגיל שלו ובצורה מעוצבת עבור ילדים/מבוגרים, בן/בת בהתאמה. וזה רק קצה הקרחון של העולם הזה.
מה אוטומציה עסקית נותנת לנו?
זו השאלה הכי נפוצה שאני מקבל, והתשובה היא… שליטה! ידיעה שתהליכים עוקבים יקרו תמיד בלי להיות תלוי באנשי צוות ובעובדים שלנו, בלי הצורך לבצע מעקב על ביצוע משימות, בלי לדאוג לאחר מועדי שליחה של דברים. הכל, אבל הכל, קורה אוטומטית!
ההבדל בין עמותה לעסק
זו השאלה הראשונה שאני שואל כל עמותה שפונה אליי. הניסיון הראה לי – שכאשר התשובה היא "אין הבדל", העמותה תצליח בקלות לבצע תהליך של הטמעת תהליכי ייעול טכנולוגיים.
המאפיין הבולט ביותר המשותף בין עמותה לעסק הוא שעסק, כעמותה, כמלכ"ר זקוקים לכסף כדי להתניע. בעסק הלקוח משלם ומקבל שירות או מוצר, ובעמותה התורם משלם ומקבל תודה, הוקרה וסיפוק מהערך שנתן בעזרה לאנשים באמצעות העמותה.
הצורך במערכת מסודרת
כל עמותה זקוקה למשאבים, וכדי לגייס את הכסף יש צורך במערכת מסודרת ומתקדמת, שמותאמת להתנהלות של ארגונים ב-2024. עסק שמתנהל היטב מחזיק מערכת מסודרת ומשומנת לקליטת הלידים, ניהולם ומתן המענה המהיר ביותר. עסק שמתנהל כראוי, ירצה לנטר ולדעת בכל רגע נתון כמה עסקאות הוא סגר מכל מקור פרסום.
ובדיוק כמו העסק – גם עמותה חייבת סיסטם מסודר כדי להבין מהיכן מגיעים הכספים הגדולים, מהם מקורות ההתרמה שמביאים לנו את המשאבים הגדולים ביותר, ובעיקר – איך לגרום לכך שכל תורם שנחשף אלינו ייתן את מקסימום התרומה במהירות האפשרית, כדי שלא נחמיץ פה משאבים חיוניים.
אוטומציה עסקית – מה זה ולמה זה טוב?
כיום כל עמותה, כמו כל עסק, כדי להגביר פרודוקטיביות מנסה להטמיע כמה שיותר כלים טכנולוגיים ייעודיים לניהול תקין של הפעילות העסקית. מכיוון שמדובר במערכות שונות שכל אחת מיועדת לפעילות אחת בעסק, לא מעט בעלי עסקים ועמותות מבזבזים זמן ומשאבים רבים כדי לסנכרן באופן ידני את המידע שמגיע ממערכת אחת למשנה.
כשאנחנו מגיעים לעמותה כזו, אנו לומדים את ההתנהלות העסקית שלה ואת הכלים שהיא עובדת איתם וזקוקה להם, כדי להגיע למוצר סופי של מערכת אחת שבה מתנהלת כל הפעילות. במקרים מסוימים אנחנו נשאיר חלק מהמערכות הנוספות מאחורי הקלעים, ונבצע אינטגרציה (חיבור) בין הכלים השונים לתוך מערכת אחת.
פיתוח מערכת CRM ייעודית לעמותות
אנחנו בתהליך פיתוח של מערכת C.R.M. (ניהול קשרי לקוחות) ייעודית לעמותות כך שכל הצרכים של העמותה יבוצעו בתוך מערכת אחת.
מה העמותה מרוויחה מכך?
הערך המוסף שהעמותה מקבלת הינו מערכת אחת שיודעת להציג את כל הנתונים, ולנהל לנו את המשימות הבאות בכל תהליך תקשורת מול תורם. בנוסף, המערכת מבצעת בדיקות, סיכומים וניהול מעשי של הפעילות מול הנהנים מפעילות העמותה.
כבר לא נצטרך לזכור לשלוח לתורמים ברכות שנה טובה, ברכות לחגים ותזכורות לתרומות בתאריכים ייעודיים. כבר לא נצטרך לרדוף אחרי דוחות חודשיים וסיכומים כי הכל יופיע לנו בדשבורד המערכת. נוכל להפסיק לעשות את פעילות ההעתק/הדבק – הכל מסונכרן והכל פרוס ומוכן.
המערכת תדע לשלוח מיילים, תזכורות ולנהל באופן מלא את תהליך איסוף הפרטים מהנעזרים בעמותה, וניהול אוטומטי של כרטסת מסמכים ומידע על הנעזר.
התועלת הכלכלית
ההבדל בין עמותה שעובדת עם סיסטמיות (מערכתיות) ברורה הוא ברוב המקרים עשרות אלפי שקלים ברבעון, ולפעמים גם יותר. מלבד כוח אדם שעולה כסף והרבה, יש לא מעט תרומות שנשכחות או לא מנוהלות נכון. וזו תופעה שאפשר למנוע באמצעות אוטומציה מאורגנת.
דוגמא לתהליך אוטומטי
תורם פוטנציאלי פונה דרך פרסום שהרמנו ברשת. לאחר הקלקה והשארת פרטים ראשוניים:
- המערכת תפתח לו באופן אוטומטי כרטיס תורם
- תשלח לו הודעה אישית בווצאפ, שם ניקח אותו ל"מסע קטן" של שיחה עם הצ'אטבוט שלנו
- הצ'אטבוט יציג באופן משכנע את פעילות העמותה והצורך בתרומות
- התורם יופנה באופן אוטומטי לעמוד תרומה
מיד לאחר קבלת התרומה המערכת תבצע מספר פעולות אוטומטיות:
- משלוח קבלה במייל
- עדכון התרומה בכרטיס התורם
- התורם יקבל הודעת תודה אישית (אפשרי גם לשלוח באופן אוטומטי קובץ PDF של תעודת הוקרה עם השם שלו עליה)
- המערכת תכין לעצמה תזכורת למועד פנייה הבא להצעת תרומה נוספת
בפעם הבאה שהתורם יפנה אלינו, הבוט שלנו כבר יפנה אליו אוטומטית עם יותר פרטים אישיים שלו כך שהשיחה תהיה יותר אישית ואפקטיבית. ובכך כמובן למקסם את סיכויי התרומה החוזרת.
דוגמאות נוספות לאוטומציה
- המערכת מחפשת פעם בכמה ימים את כל מי שמסתיים לו הו"ק במערכת ושולחת לו סיכום מרגש על כל הפעילות שהתרומות שלו עשו בתקופה החולפת, ובקשה לחידוש ההו"ק.
- פתיחת משימה עבור הו"ק שנדחתה.
- חיפוש של המערכת פעם ביום, למי יש יום הולדת, כדי לשלוח לו ברכה אישית. אפשר עם בינה מלאכותית לשלוח לו אפילו שיר על השם שלו.
- ביום השנה לאחד מבני המשפחה – תזכורת לתרומה.
מאת: רוני אפטר
